OGÓLNE WARUNKI ZAKUPÓW dla INVENTIA Sp. z o.o. obowiązujące od dnia 30 września 2026 roku
§ 1. DEFINICJE
Dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej;
Dostawca – przedsiębiorca dostarczający Zamawiającemu Towary lub świadczący na jego rzecz Usługi;
Dostawca istotny – Dostawca zakwalifikowany przez Zamawiającego, zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego zasadami bezpieczeństwa w relacjach z dostawcami, do kategorii I lub II, ze względu na znaczenie jego Towarów lub Usług dla bezpieczeństwa informacji, ciągłości działania, jakości produktów, realizacji zobowiązań wobec klientów, produkcji urządzeń, usług cyfrowych, usług telemetrycznych, przetwarzania danych osobowych lub bezpieczeństwa łańcucha dostaw Zamawiającego. Zamawiający informuje Dostawcę o zakwalifikowaniu go jako Dostawcy istotnego w formie dokumentowej;
Dokumentacja – wszelkie dokumenty, dane i informacje wymagane zgodnie z Umową, Zamówieniem, Specyfikacją, OWZ, właściwymi przepisami prawa lub charakterem Towaru albo Usługi, w szczególności certyfikaty, deklaracje zgodności, świadectwa jakości, raporty z badań, instrukcje, karty charakterystyki, dokumenty przewozowe, dokumenty identyfikujące partie Towarów, informacje o pochodzeniu komponentów, informacje o okresie wsparcia, aktualizacjach bezpieczeństwa, podatnościach oraz inne dokumenty techniczne lub jakościowe uzgodnione przez Strony;
Oferta – przekazana Zamawiającemu przez Dostawcę informacja lub propozycja handlowa określająca warunki, na jakich Dostawca jest gotowy dostarczyć Towary lub świadczyć Usługi, w szczególności ich przedmiot, ilość, cenę, termin realizacji oraz inne warunki handlowe. O ile Strony wyraźnie nie postanowią inaczej, Oferta stanowi zaproszenie do złożenia Zamówienia i nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 § 1 k.c.;
OWZ – Ogólne Warunki Zakupów INVENTIA Sp. z o.o.;
Produkt z elementami cyfrowymi – Towar lub Usługa obejmujące produkt z elementami cyfrowymi w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/2847, w szczególności urządzenie, komponent, oprogramowanie, firmware albo rozwiązanie cyfrowe dostarczane Zamawiającemu lub przeznaczone do wykorzystania w produktach, usługach albo systemach Zamawiającego.
Siła wyższa – zdarzenie pozostające poza rozsądną kontrolą Strony, którego wystąpienia i skutków Strona nie mogła racjonalnie przewidzieć ani uniknąć pomimo zachowania należytej staranności, w szczególności klęska żywiołowa, wojna, zamieszki, poważna awaria infrastruktury krytycznej albo działanie organów władzy publicznej uniemożliwiające wykonanie Umowy;
Specyfikacja – określone w Zamówieniu, jego załącznikach, dokumentacji technicznej, Ofercie zaakceptowanej przez Zamawiającego lub innych uzgodnionych dokumentach wymagania dotyczące Towarów albo Usług;
Strony – Zamawiający i Dostawca;
Towar – rzecz ruchoma, materiał, komponent, urządzenie, wyposażenie lub inny produkt dostarczany Zamawiającemu, w tym oprogramowanie wbudowane w Towar;
Umowa Główna – odrębna umowa ramowa dotycząca współpracy zakupowej zawarta pomiędzy Zamawiającym a Dostawcą, jeżeli została zawarta;
Umowa wykonawcza – umowa dotycząca konkretnego Zamówienia, zawarta na zasadach określonych w § 3 OWZ;
Umowa – odpowiednio Umowa Główna albo Umowa wykonawcza, zależnie od kontekstu, przy czym w razie wątpliwości postanowienia dotyczące realizacji konkretnego Zamówienia odnoszą się do Umowy wykonawczej;
Usługa – odpłatne świadczenie realizowane przez Dostawcę na rzecz Zamawiającego na podstawie Umowy, Zamówienia, Specyfikacji albo innego uzgodnienia Stron;
Zamawiający – INVENTIA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Poleczki 23, 02-822 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000023113, NIP 9512017534, REGON 017311391, BDO 000017953;
Zamówienie – oświadczenie Zamawiającego określające warunki zakupu Towarów lub Usług, w szczególności przedmiot zakupu, ilość, cenę lub sposób jej ustalenia, termin realizacji, miejsce dostawy lub wykonania, warunki płatności i inne wymagania dotyczące realizacji, przekazane w formie pisemnej lub dokumentowej, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej albo systemu zakupowego Zamawiającego lub Dostawcy.
§ 2. ZAKRES STOSOWANIA OWZ
OWZ określają zasady zakupu przez Zamawiającego Towarów i Usług od Dostawców prowadzących działalność gospodarczą oraz uzupełniają postanowienia Umowy Głównej, jeżeli została zawarta.
OWZ stanowią część Umowy wykonawczej, jeżeli zostały przekazane Dostawcy przed jej zawarciem albo w Zamówieniu wskazano miejsce, w którym Dostawca może zapoznać się z ich treścią.
Przyjęcie Zamówienia, przystąpienie do jego realizacji, dostarczenie Towaru albo rozpoczęcie świadczenia Usługi oznacza akceptację OWZ przez Dostawcę.
W razie sprzeczności pomiędzy dokumentami dotyczącymi danego zakupu pierwszeństwo mają kolejno:
Umowa Główna – jeżeli została zawarta;
Zamówienie wraz z jego załącznikami i Specyfikacją;
OWZ;
Oferta, wyłącznie w zakresie wyraźnie zaakceptowanym przez Zamawiającego.
Jeżeli Strony nie zawarły Umowy Głównej, hierarchię stosuje się z pominięciem lit. a. Zamówienie może odmiennie uregulować warunki danego zakupu względem Umowy Głównej, jeżeli wyraźnie wskazuje postanowienie Umowy Głównej, od którego odstępuje.
W zakresie przetwarzania danych osobowych pierwszeństwo ma umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, a w zakresie obowiązku zachowania poufności – odrębna umowa o zachowaniu poufności, jeżeli mają zastosowanie.
Ogólne warunki sprzedaży, regulaminy, wzorce umowne, warunki licencyjne, warunki świadczenia usług lub inne standardowe warunki Dostawcy mają zastosowanie wyłącznie w zakresie wyraźnie zaakceptowanym przez Zamawiającego w formie pisemnej.
§ 3. ZAWARCIE I ZMIANA UMOWY
Zamówienie stanowi ofertę zawarcia Umowy wykonawczej na warunkach w nim określonych oraz wynikających z Umowy Głównej, Specyfikacji i OWZ, jeżeli mają zastosowanie.
Dostawca potwierdza przyjęcie Zamówienia nie później niż w terminie 3 Dni roboczych od jego otrzymania. Umowa wykonawcza zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przyjęcia Zamówienia przez Dostawcę albo z chwilą przystąpienia przez Dostawcę do jego realizacji, jeżeli Zamawiający nie sprzeciwi się temu niezwłocznie po uzyskaniu takiej informacji. Brak potwierdzenia Zamówienia w powyższym terminie oznacza, że Zamówienie nie zostało przyjęte, chyba że doszło do zawarcia Umowy wykonawczej poprzez przystąpienie do jej realizacji zgodnie ze zdaniem poprzednim. Strony wyłączają stosowanie art. 68² k.c.
Potwierdzenie Zamówienia zawierające zmiany, zastrzeżenia lub dodatkowe warunki stanowi nową ofertę Dostawcy i wiąże Zamawiającego wyłącznie po jej wyraźnej akceptacji w formie pisemnej lub dokumentowej.
Dostawca przed przyjęciem Zamówienia jest zobowiązany zweryfikować, czy posiada informacje, zasoby, kwalifikacje i możliwości niezbędne do jego prawidłowego
i terminowego wykonania.
Dostawca niezwłocznie zgłosi Zamawiającemu wszelkie zauważone niejasności, sprzeczności lub braki w Zamówieniu albo Specyfikacji. Brak takiego zgłoszenia oznacza, że dokumenty były wystarczające do prawidłowego wykonania Umowy, z wyjątkiem wad, których Dostawca nie mógł wykryć przy zachowaniu należytej staranności.
Zmiana Zamówienia, w tym ceny, ilości, terminu, Specyfikacji lub sposobu wykonania, wymaga akceptacji Zamawiającego w formie pisemnej lub dokumentowej.
Dostawca nie może dokonywać częściowych dostaw, dostaw przedterminowych ani zastępować zamówionych Towarów innymi produktami bez uprzedniej zgody Zamawiającego.
Powierzenie osobie trzeciej wykonania całości lub istotnej części Umowy wykonawczej wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego udzielonej w formie dokumentowej. Zgoda może dotyczyć konkretnego Zamówienia albo określonego podwykonawcy w uzgodnionym zakresie współpracy. Dostawca odpowiada za działania i zaniechania swoich podwykonawców jak za własne. Powyższe nie wyłącza dalej idących wymagań dotyczących podwykonawców wynikających z Umowy Głównej, Zamówienia, Specyfikacji albo umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
§ 4. OBOWIĄZKI DOSTAWCY
Dostawca zobowiązuje się wykonać Umowę z należytą starannością wymaganą od profesjonalisty, zgodnie z:
Zamówieniem i Specyfikacją;
obowiązującymi przepisami prawa;
mającymi zastosowanie normami, wymaganiami technicznymi i zasadami wiedzy technicznej;
przekazanymi Dostawcy zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi u Zamawiającego;
uzgodnionymi terminami i wymaganiami jakościowymi.
Dostawca zapewnia, że Towary i Usługi:
są zgodne z Umową oraz przydatne do uzgodnionego celu;
nie naruszają praw osób trzecich;
są zgodne z właściwymi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa, ochrony środowiska i wprowadzania produktów do obrotu;
posiadają wymagane oznaczenia, certyfikaty, zezwolenia i deklaracje zgodności;
ryzyku niedotrzymania terminu albo innych warunków Zamówienia;
stwierdzonej lub podejrzewanej niezgodności Towaru albo Usługi;
wszczęciu akcji serwisowej, naprawczej, wycofaniu produktu z rynku lub wydaniu ostrzeżenia dotyczącego dostarczonego Towaru;
zmianie produktu, producenta, miejsca produkcji, materiału, technologii lub istotnego poddostawcy, jeżeli zmiana może mieć wpływ na właściwości, jakość, dostępność lub zgodność Towaru. Dotyczy to również zmian mających wpływ na bezpieczeństwo cyfrowe, dostępność aktualizacji, okres wsparcia, pochodzenie komponentów, lokalizację świadczenia Usługi, podwykonawców mających dostęp do informacji Zamawiającego lub możliwość zapewnienia ciągłości dostaw;
planowanym zakończeniu produkcji albo ograniczeniu dostępności zamówionego Towaru – niezwłocznie po uzyskaniu takiej informacji.
Na żądanie Zamawiającego Dostawca przekaże Dokumentację potwierdzającą zgodność Towaru lub Usługi z Umową, Zamówieniem, Specyfikacją oraz właściwymi wymaganiami prawnymi, technicznymi, jakościowymi i bezpieczeństwa. Dokumentacja może obejmować w szczególności deklaracje zgodności, certyfikaty, raporty z badań, informacje o producencie, kraju pochodzenia, numerze partii, okresie wsparcia, instrukcje, karty charakterystyki, potwierdzenia testów, oświadczenia bezpieczeństwa lub inne dowody adekwatne do charakteru Towaru albo Usługi.
Dostawca zapewnia i na żądanie potwierdza dokumentami, że Towary, w zakresie, w jakim odpowiednie przepisy mają do nich zastosowanie, spełniają wymagania dotyczące ograniczenia stosowania substancji niebezpiecznych w sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (RoHS), informacji o substancjach wzbudzających szczególnie duże obawy (art. 33 rozporządzenia REACH), baterii (rozporządzenie (UE) 2023/1542), opakowań, urządzeń radiowych – w tym wymagań wynikających z rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2022/30 w okresie jego stosowania – oraz produktów z elementami cyfrowymi, w tym rozporządzenia (UE) 2024/2847, a także przekazuje informacje o kraju pochodzenia, kodach CN oraz – dla produktów podwójnego zastosowania – klasyfikację zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2021/821.
Informacja albo zgoda Zamawiającego dotycząca sposobu wykonania Umowy nie zwalnia Dostawcy z odpowiedzialności za jej prawidłowe wykonanie.
§ 5. WYMAGANIA DOTYCZĄCE TOWARÓW
Towary muszą być fabrycznie nowe, nieużywane, oryginalne, kompletne i wolne od wad, chyba że w Zamówieniu wyraźnie uzgodniono inaczej.
Dostawca nie może bez uprzedniej zgody Zamawiającego:
zastąpić zamówionego Towaru odpowiednikiem;
zmienić producenta, modelu, numeru katalogowego, materiału lub parametrów Towaru;
dostarczyć Towaru regenerowanego, naprawianego, pochodzącego z demontażu albo z nieautoryzowanego źródła.
Towary muszą pochodzić z legalnego i możliwego do zidentyfikowania źródła. Dostawca odpowiada za autentyczność Towarów oraz za działania swoich dostawców i podwykonawców.
Na żądanie Zamawiającego Dostawca przekaże informacje pozwalające zidentyfikować producenta, kraj pochodzenia, numer partii, datę produkcji lub inne dane potrzebne do zapewnienia identyfikowalności Towaru.
Towary o określonym terminie przydatności, trwałości lub okresie bezpiecznego użytkowania powinny w chwili dostawy posiadać co najmniej 80% pierwotnego okresu przydatności, chyba że Zamawiający zaakceptuje w formie dokumentowej krótszy okres.
Towary powinny być opakowane i oznakowane w sposób zapewniający ochronę przed uszkodzeniem, wilgocią, wyładowaniami elektrostatycznymi, zanieczyszczeniem lub utratą właściwości, odpowiednio do charakteru Towaru.
Dostawca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikające z niewłaściwego opakowania, oznakowania lub zabezpieczenia Towaru.
§ 6. WYMAGANIA DOTYCZĄCE USŁUG
Usługi będą wykonywane przez osoby posiadające wymagane kwalifikacje, uprawnienia, przeszkolenie i doświadczenie, a także zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Dostawca zapewni swoim pracownikom i podwykonawcom niezbędne narzędzia, środki ochrony indywidualnej i wyposażenie, chyba że Zamówienie stanowi inaczej.
Osoby wykonujące Usługi w obiektach Zamawiającego są zobowiązane do przestrzegania obowiązujących w nich zasad:
bezpieczeństwa i higieny pracy;
ochrony przeciwpożarowej;
kontroli dostępu i ochrony mienia;
poufności i bezpieczeństwa informacji;
postępowania w przypadku zdarzeń awaryjnych.
Dostawca odpowiada za osoby, którymi posługuje się przy wykonywaniu Usług, oraz zapewnia ich identyfikowalność.
Bez uprzedniej zgody Zamawiającego osoby wykonujące Usługi nie mogą:
przebywać poza miejscami niezbędnymi do wykonania Usługi;
wykonywać zdjęć, nagrań lub kopii dokumentów;
korzystać z urządzeń, dokumentacji lub informacji Zamawiającego niezwiązanych z wykonywaną Usługą;
podłączać urządzeń lub nośników danych do infrastruktury teleinformatycznej Zamawiającego;
udostępniać osobom trzecim kluczy, kart dostępu, kodów, identyfikatorów ani innych środków dostępu.
utracie klucza, karty, identyfikatora lub innego środka dostępu;
wypadku, awarii, uszkodzeniu mienia lub naruszeniu zasad bezpieczeństwa;
uzyskaniu dostępu do informacji lub obszaru, do których dostęp nie był niezbędny do wykonania Usługi;
podejrzeniu naruszenia poufności lub bezpieczeństwa informacji.
Po zakończeniu Usługi lub na każde żądanie Zamawiającego Dostawca niezwłocznie zwróci wszystkie powierzone mu klucze, karty, identyfikatory, dokumenty, urządzenia i inne składniki mienia.
§ 7. DOSTAWA, TERMIN I PRZEJŚCIE RYZYKA
Dostawa Towaru lub wykonanie Usługi nastąpi w miejscu i terminie określonym w Zamówieniu.
Termin określony w Zamówieniu jest terminem zastrzeżonym na korzyść Zamawiającego. Dostawca nie może uznać jednostronnie, że opóźnienie pozostaje bez wpływu na interes Zamawiającego.
Dostawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o przewidywanym opóźnieniu, jego przyczynach, przewidywanym czasie trwania oraz działaniach podjętych w celu ograniczenia jego skutków. Informacja taka nie zwalnia Dostawcy z odpowiedzialności.
O ile Zamówienie nie stanowi inaczej, cena obejmuje opakowanie, oznakowanie, ubezpieczenie, transport, rozładunek oraz wszelkie inne koszty niezbędne do dostarczenia Towaru do miejsca wskazanego przez Zamawiającego.
Do dostawy należy dołączyć dokument zawierający co najmniej:
numer Zamówienia Zamawiającego;
nazwę i numer katalogowy Towaru;
dostarczoną ilość;
numer partii lub serii, jeżeli ma zastosowanie;
wykaz dołączonej Dokumentacji.
Ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia Towaru przechodzi na Zamawiającego po dostarczeniu Towaru do miejsca wskazanego w Zamówieniu i potwierdzeniu jego odbioru przez upoważnioną osobę.
Podpisanie dokumentu dostawy potwierdza wyłącznie fizyczne otrzymanie przesyłki i nie stanowi potwierdzenia zgodności Towaru z Umową ani rezygnacji z roszczeń.
Prawo własności Towaru przechodzi na Zamawiającego najpóźniej z chwilą jego dostarczenia, chyba że z Zamówienia lub bezwzględnie obowiązujących przepisów wynika inaczej. Dostawca nie może zastrzec prawa własności Towaru bez uprzedniej zgody Zamawiającego.
§ 8. ODBIÓR I NIEZGODNOŚCI
Zamawiający jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli ilościowej i jakościowej Towarów oraz do weryfikacji prawidłowości wykonania Usług.
Odbiór Towaru, rozpoczęcie jego użytkowania, dokonanie płatności lub brak zgłoszenia uwag w chwili dostawy nie oznaczają potwierdzenia, że Towar jest zgodny z Umową.
Usługę uważa się za odebraną po potwierdzeniu jej prawidłowego wykonania przez Zamawiającego, a jeżeli przewidziano protokół odbioru, po podpisaniu tego protokołu bez istotnych zastrzeżeń.
Zamawiający może zgłosić niezgodność niezwłocznie po jej stwierdzeniu. Strony wyłączają stosowanie art. 563 Kodeksu cywilnego w zakresie, w jakim przewiduje utratę przez Zamawiającego uprawnień wskutek niezbadania Towaru w chwili dostawy lub niezgłoszenia w tym czasie wady, której stwierdzenie wymagało przeprowadzenia kontroli, testów, montażu albo użycia Towaru.
W przypadku stwierdzenia niezgodności Zamawiający może, według własnego wyboru
i bez uszczerbku dla innych uprawnień:
zażądać usunięcia niezgodności;
zażądać wymiany Towaru na zgodny z Umową;
odmówić odbioru całości lub części dostawy;
zażądać ponownego wykonania Usługi;
zażądać obniżenia ceny;
odstąpić od Umowy w całości lub w odpowiedniej części;
zlecić usunięcie niezgodności osobie trzeciej na koszt i ryzyko Dostawcy, jeżeli Dostawca nie usunie jej w wyznaczonym terminie lub niezgodność wymaga niezwłocznego działania.
Dostawca usunie niezgodność w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie dłuższym niż 5 Dni roboczych, chyba że Strony uzgodnią inaczej.
Wszystkie koszty związane z niezgodnością, w tym koszty kontroli, sortowania, demontażu, transportu, naprawy, ponownego montażu, ponownego wykonania Usługi
i dostarczenia Towaru wolnego od wad, ponosi Dostawca.
Jeżeli niezgodność może występować również w innych dostarczonych Towarach, Dostawca niezwłocznie poinformuje o tym Zamawiającego i podejmie działania pozwalające zidentyfikować wszystkie Towary objęte ryzykiem.
Odpowiedzialność Dostawcy z tytułu rękojmi trwa 24 miesiące od dnia odbioru Towaru lub Usługi, chyba że Zamówienie, gwarancja producenta albo przepisy prawa przewidują okres dłuższy.
Dla Towaru wymienionego albo istotnie naprawionego okres rękojmi biegnie ponownie od dnia jego odbioru przez Zamawiającego.
Uprawnienia wynikające z gwarancji nie ograniczają uprawnień Zamawiającego wynikających z rękojmi, Umowy ani przepisów prawa.
§ 9. CENA, FAKTUROWANIE I PŁATNOŚCI
Cena określona w Zamówieniu jest ceną stałą i obejmuje wszystkie koszty prawidłowego wykonania Umowy, chyba że Zamówienie wyraźnie stanowi inaczej.
Zmiana ceny wymaga uprzedniej akceptacji Zamawiającego w formie pisemnej lub dokumentowej. Dostawca nie może jednostronnie podwyższyć ceny z powodu zmiany kosztów, kursów walut, cen materiałów, kosztów pracy, transportu lub innych okoliczności.
Dostawca wystawi fakturę zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności za pośrednictwem Krajowego Systemu e–Faktur, jeżeli taki obowiązek ma zastosowanie.
Faktura powinna zawierać numer Zamówienia Zamawiającego oraz dane wymagane
w Zamówieniu. Na żądanie Zamawiającego Dostawca przekaże również informację umożliwiającą jednoznaczne powiązanie faktury z dostawą lub odbiorem Usługi.
Warunki płatności, w tym termin płatności oraz ewentualną przedpłatę, zaliczkę lub płatności częściowe, określa Zamówienie albo odrębna umowa.
Zamawiający może wstrzymać zapłatę spornej części należności do czasu wyjaśnienia niezgodności lub prawidłowego wykonania Umowy. Wstrzymanie spornej części płatności nie stanowi opóźnienia w zapłacie.
Zamawiający może potrącić z wynagrodzenia Dostawcy swoje wymagalne wierzytelności, w szczególności należne kary umowne, koszty usunięcia niezgodności i odszkodowania.
Dostawca nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego przenieść wierzytelności wynikającej z Umowy na osobę trzecią.
§ 10. POUFNOŚĆ, INFORMACJE I PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ
Dostawca zachowa w poufności wszelkie niepubliczne informacje uzyskane w związku
z zawarciem lub wykonywaniem Umowy, w szczególności informacje techniczne, handlowe, organizacyjne, finansowe i dotyczące bezpieczeństwa Zamawiającego.
Informacje poufne mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu wykonania Umowy
i udostępniane jedynie osobom, którym są niezbędne do jej realizacji i które są związane odpowiednim obowiązkiem poufności.
Obowiązek poufności nie dotyczy informacji, które:
są publicznie dostępne bez naruszenia Umowy;
były zgodnie z prawem znane Dostawcy przed ich ujawnieniem;
zostały zgodnie z prawem uzyskane od osoby trzeciej;
muszą zostać ujawnione na podstawie przepisów prawa lub wiążącego żądania właściwego organu.
Jeżeli prawo na to pozwala, Dostawca przed ujawnieniem informacji na żądanie organu powiadomi o tym Zamawiającego i ograniczy ujawnienie do niezbędnego zakresu.
Zwrot i usuwanie informacji, Dokumentacji, danych i ich kopii po zakończeniu Umowy albo na żądanie Zamawiającego następują na zasadach określonych w § 14 ust. 4 OWZ, z zastrzeżeniem odmiennych lub dalej idących postanowień Umowy Głównej, umowy o zachowaniu poufności albo umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Dostawca nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego posługiwać się nazwą, znakami towarowymi, logotypami ani informacją o współpracy z Zamawiającym
w materiałach marketingowych, referencjach lub mediach społecznościowych.
Dostawca zapewnia, że Towary i Usługi oraz korzystanie z nich zgodnie z przeznaczeniem nie naruszają praw własności intelektualnej osób trzecich.
Z zastrzeżeniem odmiennych postanowień Umowy Głównej lub Zamówienia, jeżeli wykonanie Umowy prowadzi do powstania utworów, projektów, Dokumentacji lub innych rezultatów chronionych prawami własności intelektualnej, zasady korzystania z nich określa Zamówienie albo odrębna umowa. W braku odmiennych ustaleń Dostawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo licencji w zakresie niezbędnym do korzystania z rezultatów zgodnie z celem Umowy.
Jeżeli zakres współpracy wymaga przekazania Dostawcy szczególnie chronionych informacji, Strony mogą zawrzeć odrębną umowę o zachowaniu poufności.
§ 11. DANE OSOBOWE I BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI
Każda ze Stron przetwarza dane osobowe przedstawicieli, pracowników i osób kontaktowych drugiej Strony jako odrębny administrator, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Strona przekazująca dane osób, które reprezentują ją lub zostały wskazane do kontaktu, informuje te osoby o przekazaniu ich danych drugiej Stronie oraz o treści klauzuli informacyjnej drugiej Strony; klauzula informacyjna Zamawiającego jest dostępna na stronie internetowej Zamawiającego. Klauzula zawiera także informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych stosowanej przez Zamawiającego zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów; Dostawca przekazuje tę informację osobom, którymi posługuje się przy wykonaniu Umowy.
Jeżeli wykonanie Umowy wymaga przetwarzania przez Dostawcę danych osobowych w imieniu Zamawiającego, Dostawca nie rozpocznie takiego przetwarzania przed zawarciem odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Dostawca nie może samodzielnie rozszerzać zakresu przetwarzania danych osobowych, zmieniać celu przetwarzania ani korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających bez podstawy wynikającej z umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub odrębnej zgody Zamawiającego.
Dostawca nie może uzyskiwać dostępu do systemów, sieci, kont, urządzeń, dokumentacji ani danych Zamawiającego bez uprzedniego upoważnienia.
Dostawca zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Zamawiającego o zdarzeniu, incydencie bezpieczeństwa, incydencie cyberbezpieczeństwa, naruszeniu poufności, naruszeniu ochrony danych osobowych, utracie nośnika lub środka dostępu, nieuprawnionym dostępie, podejrzeniu ujawnienia informacji Zamawiającego, podmiany lub nieoryginalności komponentów, podatności dotyczącej dostarczonych Towarów lub Usług albo innym zdarzeniu dotyczącym bezpieczeństwa informacji, Towarów lub Usług, ciągłości dostaw lub realizacji Zamówienia. Obowiązek zgłoszenia powstaje niezależnie od dokonanej przez Dostawcę oceny istotności zdarzenia lub jego potencjalnych skutków.
Informacja, o której mowa w ust. 5, powinna zostać przekazana bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 24 godzin od powzięcia przez Dostawcę wiedzy o zdarzeniu, na adres security@inventia.pl oraz telefonicznie osobie kontaktowej Zamawiającego właściwej w sprawach bezpieczeństwa. W zakresie informacji dostępnych Dostawcy na moment zgłoszenia powinno ono obejmować w szczególności:
datę i czas wystąpienia oraz wykrycia zdarzenia;
opis zdarzenia;
wskazanie objętych nim Towarów, Usług, systemów, informacji lub danych, w tym – jeżeli dotyczy – partii, numerów seryjnych oraz wersji oprogramowania lub firmware;
wstępną ocenę skutków;
podjęte lub planowane działania ograniczające skutki zdarzenia;
dane osoby właściwej do dalszego kontaktu.
Dostawca na bieżąco uzupełnia przekazane informacje, a po zakończeniu analizy zdarzenia, na żądanie Zamawiającego, przekazuje informacje dotyczące jego przyczyn, skutków oraz podjętych lub planowanych działań naprawczych i zapobiegawczych. W zakresie naruszeń ochrony danych osobowych pierwszeństwo mają zasady i terminy określone w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, jeżeli ma zastosowanie.
Wymagania określone w niniejszym paragrafie stanowią minimalne wymagania dotyczące bezpieczeństwa informacji, cyberbezpieczeństwa i bezpieczeństwa łańcucha dostaw. Umowa Główna, Zamówienie, Specyfikacja, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych lub odrębny załącznik mogą przewidywać wymagania dalej idące, jeżeli uzasadnia to charakter Towarów lub Usług, klasyfikacja Dostawcy, zakres dostępu do informacji lub systemów Zamawiającego albo wymagania prawne lub kontraktowe Zamawiającego.
Zamawiający może zwrócić się do Dostawcy, w szczególności Dostawcy istotnego, o przedstawienie informacji, oświadczeń, certyfikatów, wyników testów, raportów, ankiet bezpieczeństwa, deklaracji producenta, dokumentów jakościowych, potwierdzeń pochodzenia komponentów lub innych dowodów potwierdzających spełnianie wymagań dotyczących bezpieczeństwa informacji, cyberbezpieczeństwa, ciągłości działania, jakości, zgodności lub bezpieczeństwa łańcucha dostaw. Dostawca przekazuje takie informacje i dokumenty w zakresie związanym z realizacją Umowy i pozostającym w jego dyspozycji.
W przypadku Dostawcy istotnego Zamawiający może określić dodatkowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa informacji, ciągłości działania, cyberbezpieczeństwa, obsługi podatności, aktualizacji bezpieczeństwa, podwykonawców lub dokumentowania zgodności, odpowiednio w Umowie Głównej, Zamówieniu, Specyfikacji, załączniku albo innym uzgodnieniu Stron w formie dokumentowej.
Dostawca nie może wprowadzać informacji poufnych, danych osobowych, dokumentacji technicznej, kodu źródłowego, plików produkcyjnych, BOM, konfiguracji, danych klientów ani innych informacji Zamawiającego do publicznych lub niezatwierdzonych narzędzi sztucznej inteligencji, narzędzi automatycznej analizy treści albo usług chmurowych wykorzystywanych poza uzgodnionym zakresem realizacji Umowy, bez uprzedniej zgody Zamawiającego w formie dokumentowej.
Dostawca, nie później niż w terminie 3 Dni roboczych od powzięcia wiadomości, poinformuje Zamawiającego o wszczęciu postępowania w sprawie uznania za dostawcę wysokiego ryzyka wobec Dostawcy, producenta dostarczanych Towarów lub podmiotu z ich grupy kapitałowej, jeżeli może ono dotyczyć Towarów lub Usług dostarczanych Zamawiającemu, oraz o wydaniu decyzji, o której mowa w art. 67b ust. 15 ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa. W przypadku wszczęcia postępowania Zamawiający może wstrzymać nowe Zamówienia objęte jego zakresem i zażądać przedstawienia rozwiązań zastępczych. W przypadku wydania decyzji Zamawiający może odstąpić od niewykonanej części Umowy wykonawczej, a jeżeli zawarto Umowę Główną – skorzystać z przewidzianych w niej uprawnień do jej rozwiązania. Dostawca współdziała przy wycofaniu objętych decyzją produktów, usług lub procesów ICT i ich zastąpieniu, a skorzystanie przez Zamawiającego z powyższych uprawnień nie uprawnia Dostawcy do naliczenia kar umownych ani dochodzenia odszkodowania.
W zakresie, w jakim Towary lub Usługi obejmują Produkt z elementami cyfrowymi, oprogramowanie, firmware lub inny komponent cyfrowy, Dostawca przed pierwszą dostawą, a następnie w przypadku każdej istotnej zmiany, przekazuje Zamawiającemu:
informacje o wersji oprogramowania lub firmware;
deklarowany okres wsparcia bezpieczeństwa;
dane kontaktowe właściwe do zgłaszania podatności;
wykaz komponentów oprogramowania (SBOM), co najmniej na poziomie zależności najwyższego poziomu, w formacie SPDX lub CycloneDX;
w przypadku urządzeń radiowych – informacje lub dokumenty potwierdzające spełnienie mających zastosowanie wymagań dotyczących cyberbezpieczeństwa wynikających z dyrektywy 2014/53/UE i wydanych na jej podstawie aktów, w tym rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2022/30 w okresie jego stosowania, a od dnia rozpoczęcia stosowania odpowiednich wymagań – rozporządzenia (UE) 2024/2847.
Dostawca zapewnia aktualizacje bezpieczeństwa przez okres wskazany w Zamówieniu lub Specyfikacji, a w braku takiego wskazania – przez co najmniej 5 lat od dostawy, chyba że Zamawiający zaakceptuje krótszy okres. W chwili dostawy Towar nie może zawierać znanych Dostawcy podatności, dla których dostępna jest poprawka, chyba że Dostawca uprzednio poinformował o nich Zamawiającego i wskazał środki zaradcze. Dostawca niezwłocznie informuje o istotnych podatnościach i udostępnia dostępne poprawki lub środki zaradcze, a zgłoszenie podatności przez Zamawiającego potwierdza w terminie 2 Dni roboczych wraz z przedstawieniem planu jej usunięcia lub ograniczenia. O planowanym zakończeniu produkcji, wsparcia lub aktualizacji bezpieczeństwa Dostawca informuje co najmniej 12 miesięcy wcześniej, a jeżeli sam uzyska tę informację później – niezwłocznie po jej otrzymaniu.
Jeżeli w związku z realizacją Umowy Dostawca lub osoby, którymi się posługuje, uzyskują dostęp do systemów, sieci lub urządzeń Zamawiającego, w tym dostęp zdalny, dostęp ten odbywa się wyłącznie za pośrednictwem indywidualnych kont użytkowników z zastosowaniem uwierzytelniania wieloskładnikowego, w zakresie i przez czas uzgodniony z Zamawiającym. Dostawca nie może korzystać z kont współdzielonych ani przechowywać danych uwierzytelniających poza narzędziami zaakceptowanymi przez Zamawiającego. Dostęp podlega rejestrowaniu, a sesje dostępu zdalnego mogą być uruchamiane wyłącznie za zgodą Zamawiającego.
Zamawiający może, nie częściej niż raz w roku, a ponadto w przypadku incydentu, istotnej podatności albo stwierdzenia lub uzasadnionego podejrzenia naruszenia obowiązków wynikających z niniejszego paragrafu, przeprowadzić u Dostawcy istotnego audyt, inspekcję lub weryfikację zabezpieczeń w zakresie związanym z realizacją Umowy. Czynności te może przeprowadzić Zamawiający lub upoważniona osoba trzecia zobowiązana do zachowania poufności, po zawiadomieniu Dostawcy z co najmniej 5 Dni roboczych wyprzedzeniem, a w przypadku czynności związanych ze zdarzeniem wskazanym powyżej – z co najmniej 2 Dni roboczych wyprzedzeniem. Dostawca zapewni niezbędną współpracę oraz usunie stwierdzone naruszenia lub uchybienia w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. Za zgodą Zamawiającego czynności te mogą zostać zastąpione aktualnym certyfikatem ISO/IEC 27001 lub raportem niezależnego audytora, jeżeli obejmuje on przedmiot planowanej weryfikacji.
Dostawca istotny prowadzi aktualny wykaz podwykonawców mających dostęp do informacji, systemów lub danych Zamawiającego, wraz ze wskazaniem państwa świadczenia usług, i udostępnia go Zamawiającemu na żądanie. O zamiarze zaangażowania nowego podwykonawcy lub jego zmiany Dostawca informuje Zamawiającego co najmniej 14 dni wcześniej. Zamawiający może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw związany z bezpieczeństwem informacji, cyberbezpieczeństwem lub ciągłością działania; do czasu uzgodnienia sposobu ograniczenia ryzyka Dostawca nie udostępni takiemu podwykonawcy informacji, systemów ani danych Zamawiającego. Powyższe nie narusza dalej idących obowiązków wynikających z Umowy Głównej, Zamówienia lub umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
§ 12. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KARY UMOWNE
Dostawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach określonych w Umowie, OWZ i przepisach prawa.
Dostawca odpowiada za szkody wyrządzone przez osoby, którymi posługuje się przy wykonywaniu Umowy, jak za własne działania i zaniechania.
W przypadku opóźnienia w dostawie Towaru lub wykonaniu Usługi Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 0,2% wartości netto opóźnionej części Zamówienia za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, nie więcej jednak niż 20% tej wartości, chyba że Umowa Główna przewiduje odmienny sposób ustalenia kary za opóźnienie. W takim przypadku stosuje się postanowienia Umowy Głównej.
W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od całości albo części Umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy, Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 10% wartości netto niewykonanej części Zamówienia.
Kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie, jeżeli wynikają z różnych naruszeń.
Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary na zasadach ogólnych.
Zamawiający może nabyć zastępcze Towary lub Usługi od osoby trzeciej, jeżeli Dostawca nie wykona Umowy w uzgodnionym terminie. Dostawca pokryje uzasadnioną różnicę
w cenie oraz inne koszty poniesione przez Zamawiającego wskutek zakupu zastępczego.
W przypadku zgłoszenia wobec Zamawiającego roszczenia osoby trzeciej Dostawca podejmie na własny koszt działania niezbędne do ochrony Zamawiającego przed tym roszczeniem, pokryje kwoty zasądzone od Zamawiającego prawomocnym orzeczeniem albo wynikające z ugody zaakceptowanej przez Dostawcę oraz zwróci uzasadnione koszty obrony Zamawiającego, w tym koszty obsługi prawnej i postępowania. Zamawiający niezwłocznie poinformuje Dostawcę o zgłoszonym roszczeniu i umożliwi Dostawcy udział w postępowaniu lub negocjacjach dotyczących tego roszczenia. Obowiązki Dostawcy określone w niniejszym ustępie mają zastosowanie, jeżeli roszczenie wynika z:
niezgodności, wadliwości lub niebezpiecznego charakteru Towaru albo Usługi;
naruszenia prawa przez Dostawcę;
naruszenia praw własności intelektualnej osób trzecich przez Towar, Usługę, Dokumentację lub inne rezultaty dostarczone przez Dostawcę;
naruszenia przez Dostawcę obowiązków w zakresie poufności, bezpieczeństwa informacji lub ochrony danych osobowych;
szkody wyrządzonej przez Dostawcę albo osoby, którymi posługuje się przy wykonywaniu Umowy.
Dostawca będzie posiadał ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej odpowiednie do rodzaju i skali prowadzonej działalności oraz na żądanie Zamawiającego przedstawi potwierdzenie jego obowiązywania. W przypadku Dostawców istotnych dla bezpieczeństwa informacji, ciągłości działania, jakości produktów, ochrony danych osobowych lub łańcucha dostaw, Zamawiający może wymagać utrzymywania ubezpieczenia o określonej minimalnej sumie gwarancyjnej, adekwatnej do ryzyka związanego z danym Zamówieniem, Umową lub zakresem współpracy. Wymóg taki powinien zostać określony w Zamówieniu, odrębnej umowie albo załączniku.
Jeżeli Umowa Główna zastrzega karę umowną za to samo naruszenie, za które OWZ przewidują karę umowną, stosuje się postanowienia Umowy Głównej. Za to samo zdarzenie Zamawiający nie nalicza równolegle kary umownej na podstawie OWZ i Umowy Głównej, chyba że kary dotyczą odrębnych obowiązków naruszonych przez Dostawcę.
§ 13. SIŁA WYŻSZA
Strona nie odpowiada za niewykonanie obowiązku w zakresie, w jakim jest ono bezpośrednim skutkiem zdarzenia Siły wyższej, którego nie mogła przewidzieć ani mu zapobiec pomimo zachowania należytej staranności.
Za Siłę wyższą nie uważa się w szczególności:
braku środków finansowych;
wzrostu cen lub kosztów;
braku personelu;
zwykłych trudności w pozyskaniu materiałów lub usług;
opóźnienia podwykonawcy, jeżeli nie jest ono bezpośrednim skutkiem Siły wyższej;
incydentu cyberbezpieczeństwa u Dostawcy lub jego podwykonawcy, któremu Dostawca mógł zapobiec przy zachowaniu należytej staranności.
Strona powołująca się na Siłę wyższą niezwłocznie poinformuje drugą Stronę o jej wystąpieniu, przewidywanym czasie trwania, wpływie na wykonanie Umowy i działaniach podjętych w celu ograniczenia skutków.
Dostawca jest zobowiązany do podjęcia racjonalnych działań zapewniających ograniczenie opóźnienia i kontynuację realizacji Umowy.
Jeżeli działanie Siły wyższej trwa dłużej niż 30 dni albo powoduje, że wykonanie Umowy utraciło dla Zamawiającego znaczenie gospodarcze, Zamawiający może odstąpić od niewykonanej części Umowy bez obowiązku zapłaty odszkodowania.
§ 14. ODSTĄPIENIE I ROZWIĄZANIE UMOWY
Jeżeli OWZ stosuje się w ramach Umowy Głównej, zasady rozwiązania Umowy Głównej określa ta umowa. Niezależnie od powyższego Zamawiający może odstąpić od całości lub części Umowy wykonawczej, jeżeli Dostawca:
pozostaje w opóźnieniu z jej wykonaniem i nie wykona świadczenia w dodatkowym terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, chyba że wyznaczenie dodatkowego terminu nie jest wymagane zgodnie z ust. 2;
dostarczył Towar lub wykonał Usługę niezgodnie z Umową i nie usunął niezgodności w wyznaczonym terminie;
naruszył obowiązki w zakresie poufności, bezpieczeństwa informacji lub ochrony danych osobowych;
powierzył wykonanie Umowy osobie trzeciej bez wymaganej zgody;
utracił uprawnienia wymagane do wykonywania Umowy;
znalazł się w sytuacji wskazującej na poważne zagrożenie dla terminowego lub prawidłowego wykonania Umowy;
dopuścił się innego istotnego naruszenia Umowy, OWZ, Zamówienia lub Specyfikacji.
Wyznaczenie dodatkowego terminu nie jest wymagane, jeżeli z okoliczności wynika, że wykonanie Umowy po terminie nie ma dla Zamawiającego znaczenia albo naruszenie nie może zostać usunięte.
Odstąpienie lub rozwiązanie Umowy nie ogranicza prawa Zamawiającego do naliczenia kar umownych ani dochodzenia odszkodowania.
W terminie 14 dni od zakończenia Umowy albo danego Zamówienia, a także na każde żądanie Zamawiającego, Dostawca zwróci albo – według wyboru Zamawiającego – trwale usunie informacje, Dokumentację, pliki produkcyjne, dane oraz ich kopie, w tym znajdujące się u podwykonawców, w poczcie elektronicznej lub usługach chmurowych, oraz potwierdzi wykonanie tego obowiązku w formie dokumentowej. Obowiązek usunięcia nie dotyczy kopii zapasowych, których selektywne usunięcie nie jest technicznie możliwe, pod warunkiem, że pozostaną one zabezpieczone, nie będą dalej wykorzystywane oraz zostaną usunięte zgodnie z obowiązującym cyklem retencji. Dostawca może zachować informacje wyłącznie w zakresie, w jakim obowiązek ich przechowywania wynika z przepisów prawa. Powyższe nie narusza dalej idących obowiązków wynikających z umowy o zachowaniu poufności albo umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Postanowienia dotyczące poufności, odpowiedzialności, danych osobowych, praw własności intelektualnej i rozstrzygania sporów pozostają w mocy po zakończeniu Umowy.
§ 15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Umowa i OWZ podlegają prawu polskiemu.
W przypadku międzynarodowej sprzedaży Towarów wyłącza się stosowanie Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów, sporządzonej w Wiedniu dnia 11 kwietnia 1980 r.
Strony zobowiązują się dążyć do polubownego rozwiązania sporów wynikających
z Umowy.
Jeżeli polubowne rozwiązanie sporu nie będzie możliwe, sądem właściwym będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
Dostawca nie może przenieść praw ani obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.
Jeżeli którekolwiek postanowienie OWZ okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień.
Oświadczenia i zawiadomienia dotyczące realizacji Umowy mogą być przekazywane pocztą elektroniczną na adresy wskazane w Zamówieniu, chyba że Umowa albo przepisy prawa wymagają formy szczególnej.
Zamawiający może zmienić OWZ. Nowa wersja OWZ ma zastosowanie do Zamówień składanych po dniu jej wejścia w życie, chyba że Strony wyraźnie uzgodnią inaczej. Jeżeli Strony zawarły Umowę Główną o charakterze ciągłym, Zamawiający powiadamia Dostawcę o zmianie OWZ na adres poczty elektronicznej wskazany w Umowie Głównej lub Zamówieniu co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Dostawca może w tym terminie wypowiedzieć Umowę Główną na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Zamawiający udostępnia na swojej stronie internetowej aktualną oraz archiwalne wersje OWZ wraz z datami ich obowiązywania.
W sprawach nieuregulowanych w Umowie i OWZ stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych właściwych ustaw.